Ratgeber

Meetings aufzeichnen in Deutschland: was ist erlaubt?

Aktualisiert am 28. Juli 2026·9 Min. Lesezeit

Wir haben Fieldnoter gebaut, eine App, die Gespräche auf dem iPhone selbst in Text verwandelt. Bei der Arbeit daran begegnet uns eine Frage öfter als alle anderen: Darf ich diese Besprechung überhaupt aufzeichnen? In Deutschland zerfällt die Frage in zwei Teile, die gern durcheinandergeraten. Das Strafrecht entscheidet, ob Sie den Aufnahmeknopf drücken dürfen. Das Datenschutzrecht entscheidet, was danach mit der Aufnahme geschehen darf. Beide Ebenen haben eigene Maßstäbe, und eine erfüllte Anforderung auf der einen Seite erledigt die andere Seite nicht.

Diese Übersicht ordnet beide Ebenen und nennt zu jedem Punkt die Quelle. Sie ist allgemeine Information für die Praxis und ausdrücklich keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall lassen Sie bitte Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen.

§ 201 StGB: das gesprochene Wort ist strafrechtlich geschützt

Der Ausgangspunkt steht im Strafgesetzbuch. § 201 Abs. 1 StGB stellt unter Strafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht. Der Strafrahmen liegt bei Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe.

Absatz 2 erweitert das auf zwei weitere Fälle: das Abhören eines nicht für den Zuhörer bestimmten Wortes mit einem Abhörgerät und das öffentliche Mitteilen eines so aufgenommenen oder abgehörten Wortes, soweit dies geeignet ist, berechtigte Interessen eines anderen zu beeinträchtigen. Eine öffentliche Mitteilung ist dabei nicht rechtswidrig, wenn sie zur Wahrnehmung überragender öffentlicher Interessen gemacht wird. Für Amtsträger und besonders Verpflichtete erhöht Absatz 3 den Rahmen auf Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren. Nach Absatz 4 ist bereits der Versuch strafbar. § 205 StGB ergänzt, dass die Tat in den Fällen von § 201 Abs. 1 und 2 grundsätzlich nur auf Antrag verfolgt wird.

Geschützt ist das nichtöffentlich gesprochene Wort, also das Gespräch mit einem begrenzten und überschaubaren Teilnehmerkreis. Eine interne Teambesprechung oder ein Personalgespräch fallen darunter. Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) hält in ihrem Kurzpapier 4 zur Gesprächstranskription vom Januar 2026 einen Punkt fest, der für Transkriptionssoftware entscheidend ist: Weil die meisten Werkzeuge das Audiosignal zumindest zwischenspeichern, liegt technisch regelmäßig eine Aufnahme im Sinne der Vorschrift vor. Ohne Einwilligung aller Beteiligten ist das strafbar. Der Gedanke, eine Live-Transkription sei keine Aufnahme, weil am Ende nur Text übrig bleibt, trägt also nicht.

Offen aufzeichnen oder heimlich: das Merkmal "unbefugt"

Der Unterschied zwischen einer zulässigen und einer strafbaren Aufnahme steckt im Wort "unbefugt". Eine Befugnis kann sich laut GDD-Kurzpapier aus einer Einwilligung, aus einer gesetzlichen Erlaubnisnorm oder aus besonderen Rechtfertigungsgründen ergeben. In der Praxis ist die Einwilligung aller Beteiligten der wichtigste dieser Wege.

Hier liegt die Stelle, an der Straf- und Datenschutzrecht auseinanderlaufen. Strafrechtlich kann eine konkludente Zustimmung genügen, etwa wenn jemand nach dem Hinweis auf die Aufzeichnung einfach weiterspricht. Datenschutzrechtlich reicht das nach der Einschätzung der GDD nicht: Dort ist eine ausdrückliche und dokumentierte Einwilligung gefordert. Ein Satz zu Beginn der Besprechung räumt also das strafrechtliche Problem aus und lässt das datenschutzrechtliche stehen.

Wer heimlich aufzeichnet, hat noch ein drittes Problem. Das Hessische Landesarbeitsgericht hat am 23. August 2017 (6 Sa 137/17) entschieden, dass die heimliche Aufzeichnung eines Personalgesprächs mit dem Smartphone das Persönlichkeitsrecht der übrigen Gesprächsteilnehmer verletzt, das aus Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 GG folgt, und die fristlose Kündigung des Arbeitnehmers bestätigt. Die heimliche Aufnahme ist damit auch dann eine schlechte Idee, wenn niemand einen Strafantrag stellt.

Ab der Speicherung gilt die DSGVO

Sobald aufgezeichnet wird, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Die Stimme ist ein Personenbezug, die Gesprächsinhalte sind es meist ebenfalls, und in Personal- oder Beratungsgesprächen können besondere Kategorien darunter sein. Die GDD stellt klar, dass bereits die Zwischenspeicherung des Audiosignals eine Verarbeitung darstellt. Damit brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Das Kurzpapier geht die möglichen Grundlagen der Reihe nach durch:

• Einwilligung (lit. a). Praktisch die wichtigste Grundlage. Sie muss freiwillig, informiert und jederzeit widerrufbar sein und eine aktive Handlung voraussetzen. Stillschweigen, Voreinstellungen oder automatisch aktivierte Funktionen reichen ausdrücklich nicht.
• Vertragserfüllung (lit. b). Nur wenn die Transkription für den Vertrag zwingend erforderlich ist. Da sich Besprechungen und Schulungen in aller Regel auch ohne Transkript durchführen lassen, ist diese Grundlage selten einschlägig.
• Rechtliche Verpflichtung (lit. c). Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Aufzeichnung und Transkription besteht für Unternehmen nach der GDD grundsätzlich nicht.
• Berechtigtes Interesse (lit. f). Denkbar bei internen Besprechungen, verlangt aber eine dokumentierte Interessenabwägung. Reicht ein manuelles Protokoll aus, fehlt es bereits an der Erforderlichkeit.

Dazu kommen die Informationspflichten. Art. 13 DSGVO verlangt, dass Sie die Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung über Zwecke und Rechtsgrundlage, über Empfänger, über eine geplante Übermittlung in ein Drittland, über die Speicherdauer und über das Widerrufsrecht informieren. Die GDD empfiehlt, diese Information schon mit der Einladung zum Termin zu versenden und sie im Termin durch eine Ansage oder einen Hinweis im Werkzeug zu ergänzen.

Und es endet nicht mit dem Start der Aufnahme. Widerruft jemand seine Einwilligung oder widerspricht der Verarbeitung, ist die weitere Nutzung der betreffenden Aufzeichnungen untersagt und die Daten sind unverzüglich zu löschen. Ein Löschkonzept gehört ohnehin dazu, mit einem naheliegenden Grundsatz: Die Audioaufnahme sollte gelöscht werden, sobald das Transkript fertig ist, sofern kein weiterer legitimer Zweck für die Aufbewahrung besteht. Bei KI-gestützten Systemen weist die GDD zusätzlich auf die EU-KI-Verordnung hin. Systeme zur Emotionserkennung und je nach Einsatzkontext auch Transkriptionssysteme können in eine höhere Risikoklasse fallen.

Am Arbeitsplatz: Betriebsrat, Freiwilligkeit und Beweis

Im Beschäftigungsverhältnis kommen eigene Regeln dazu. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt, bei der Einwilligung von Beschäftigten die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit zu berücksichtigen, und schreibt für die Einwilligung die Schrift- oder elektronische Form vor. Die GDD zieht daraus die praktische Folge, dass eine Einwilligung hier im Einzelfall als nicht freiwillig gelten kann.

Die Rechtslage um § 26 BDSG ist in Bewegung. Der Europäische Gerichtshof hat am 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21 zu einer hessischen Parallelvorschrift entschieden, dass sie den Anforderungen von Art. 88 DSGVO an eine spezifischere Vorschrift nicht genügt. Aufsichtsbehörden und Literatur gehen seither überwiegend davon aus, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG nicht mehr uneingeschränkt anwendbar ist und Arbeitgeber sich unmittelbar auf Art. 6 DSGVO stützen müssen.

Wichtiger für die Praxis ist meist der Betriebsrat. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Nach der ständigen Auslegung genügt die objektive Eignung zur Überwachung, auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Eine Software, die festhält, wer wann was gesagt hat, ist damit ein naheliegender Kandidat für diese Prüfung. § 26 Abs. 4 BDSG erlaubt ausdrücklich, die Verarbeitung von Beschäftigtendaten auf Kollektivvereinbarungen zu stützen, und die GDD empfiehlt für diesen Kontext genau das: eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Grenzen und Rahmenbedingungen des Einsatzes verbindlich festlegt.

Bleibt der Fall, in dem jemand heimlich aufzeichnet, um sich später auf die Aufnahme berufen zu können. Das Bundesarbeitsgericht hat am 29. Juni 2023 (2 AZR 296/22) entschieden, dass im Kündigungsschutzprozess grundsätzlich kein Verwertungsverbot für Aufzeichnungen aus einer offenen Videoüberwachung besteht, die vorsätzlich vertragswidriges Verhalten belegen sollen, auch wenn die Überwachung datenschutzrechtliche Vorgaben verfehlt. In derselben Entscheidung benennt das Gericht die Gegenseite: Bei heimlicher Ausspähung und bei schwerwiegenden Eingriffen in Grundrechte kommt ein Verwertungsverbot durchaus in Betracht. Wer heimlich mitschneidet, sammelt also Beweise, deren Verwertbarkeit ungewiss ist, und riskiert dabei eine Strafbarkeit und die eigene Kündigung.

Wenn die Aufnahme in eine Cloud geht

Bis hierher ging es um das Aufzeichnen selbst. Sobald ein externer Dienst die Audiodaten verarbeitet, kommt eine ganze Schicht dazu.

Der Anbieter wird zu Ihrem Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt, dass Sie nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, und dass die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht. Dieser Vertrag legt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck fest, bindet den Auftragsverarbeiter an dokumentierte Weisungen und regelt die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Abschluss der Leistung. Unterauftragsverarbeiter dürfen nur mit Ihrer Genehmigung hinzukommen, und der Auftragsverarbeiter haftet für deren Versäumnisse.

Liegen die Server außerhalb der EU, kommt Kapitel V der DSGVO dazu. Art. 44 DSGVO lässt eine Übermittlung nur zu, wenn ein Transfermechanismus greift, etwa ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln. Die GDD ergänzt einen Punkt, den viele überspringen: Sie müssen zusätzlich prüfen, ob das Schutzniveau im Drittland den europäischen Anforderungen tatsächlich entspricht.

Bei US-Anbietern ist dieser Punkt seit Jahren in Bewegung. Die EU-Kommission hat am 10. Juli 2023 den Angemessenheitsbeschluss für das EU-US Data Privacy Framework erlassen. Das Gericht der Europäischen Union hat die Nichtigkeitsklage dagegen am 3. September 2025 abgewiesen (T-553/23, Latombe), gegen dieses Urteil ist unter C-703/25 P ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof anhängig. Die Grundlage besteht also, sie steht aber weiter zur Überprüfung, und das erklärt, warum viele Datenschutzbeauftragte bei US-Diensten für vertrauliche Gespräche zurückhaltend bleiben.

Nichts davon macht Cloud-Dienste unbrauchbar, und das wollen wir auch nicht suggerieren. Sie können Dinge, die eine App auf dem Telefon nicht kann: ein Bot schaltet sich automatisch in die Videokonferenz, Transkripte landen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, und Anbindungen an Ticket- oder CRM-Systeme sind fertig vorhanden. Für viele Organisationen wiegt das die vertragliche Arbeit auf. Der Punkt ist, dass diese Arbeit dazugehört und mit jedem Anbieterwechsel erneut anfällt.

Welches Werkzeug zu welcher Lage passt

Wir bauen eine App und haben insofern eine Meinung. Trotzdem lösen die Werkzeuge unterschiedliche Aufgaben gut.

Die letzte Zeile ist bei allen drei Wegen gleich, und sie ist die wichtigste. § 201 StGB fragt nicht, welche Software Sie benutzen. Auch Rechtsgrundlage, Information der Beteiligten, Löschkonzept und die Beteiligung des Betriebsrats bleiben in jedem Fall Ihre Aufgabe.

Ein Cloud-Dienst ist die richtige Wahl, wenn sich ein Bot selbst in Teams oder Zoom einwählen soll oder wenn ein ganzes Team dieselben Transkripte braucht. Dann gehört die Arbeit nach Art. 28 und Kapitel V dazu. Die Bordmittel des iPhone reichen für die schnelle Notiz mit einer Stimme, wenn Sie keine Sprecherzuordnung und keine Zusammenfassung brauchen. Ist das Gespräch vertraulich und möchten Sie keinen Dritten in der Kette haben, ist die Verarbeitung auf dem Gerät der direktere Weg.

Quellen

• § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes und § 205 StGB, Strafantrag, gesetze-im-internet.de
• GDD-Kurzpapier 4: Gesprächstranskription, Stand Januar 2026
• Art. 13 DSGVO und Art. 28 DSGVO
• § 26 BDSG, sowie die FAQ des LfDI Baden-Württemberg zum EuGH-Urteil C-34/21
• BAG, Urteil vom 29. Juni 2023, 2 AZR 296/22
• Hessisches LAG, Urteil vom 23. August 2017, 6 Sa 137/17
• EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework und Pressemitteilung des EuG zu T-553/23
• DSK, Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme

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