Uw mensen laten gesprekken al uitwerken door AI.

Wij hebben Fieldnoter gebouwd, en deze pagina is vanuit die positie geschreven. Het is één iPhone-app die een gesprek opneemt, de sprekers uit elkaar houdt en een samenvatting schrijft, allemaal op het toestel zelf. Er is geen account, geen dashboard en geen server die de audio zou kunnen ontvangen.

Dat is een smal product, en het beantwoordt een breed probleem. De gesprekken waar organisaties de meeste moeite mee hebben zijn juist de gesprekken die geen vergadering zijn: een huisbezoek, een intake aan de balie, een toezichtsbezoek, een sollicitatiegesprek, een cliëntgesprek op locatie. Geen agenda-item, geen tenant, geen bot om te blokkeren. Het uitwerken komt op het bord van de medewerker zelf, en de snelste route vanaf daar is een publieke AI-tool.

Hieronder staat wat het onderzoek werkelijk laat zien, waar de eerlijke grenzen van dat onderzoek liggen, en waar wij het verkeerde gereedschap zijn. Bent u degene die hier een handtekening onder moet zetten, dan zijn de sectie over wat wij niet doen en de sectie over hoe uw IT-afdeling het zelf controleert de twee die u zoekt.

Het Nederlandse toezicht ziet hetzelfde patroon terug in wat er gemeld wordt. In december 2025 liet de Autoriteit Persoonsgegevens aan het Financieele Dagblad weten dat jaar tientallen meldingen te hebben ontvangen van incidenten waarbij gevoelige informatie via publieke AI-tools werd gedeeld.

Het duidelijkste Nederlandse geval is de gemeente Eindhoven. Uit een steekproefonderzoek over 23 september tot 23 oktober 2025 bleek dat medewerkers duizenden bestanden met persoonsgegevens naar publieke AI-websites hadden geüpload, waaronder dossiers onder de Jeugdwet met gezondheidsinformatie over minderjarigen, en cv's van sollicitanten. Het datalek is op 23 oktober 2025 bij de toezichthouder gemeld en in december openbaar gemaakt. De volledige omvang is niet meer vast te stellen, omdat de gegevens bij de AI-dienst maximaal dertig dagen beschikbaar blijven.

En de handeling waar het hier om gaat heeft zelf ook een geschiedenis. In april 2023 zette Samsung generatieve AI op slot na drie incidenten in ongeveer twintig dagen. Bij één daarvan voerde een medewerker een interne vergadering in ChatGPT in om er notulen van te laten maken. Dat is één geval en geen statistiek, en zo presenteren wij het ook. Het is wel precies de klus die deze app doet.

In hetzelfde onderzoek komt overtredend gedrag het vaakst voor bij werknemers die zeggen dat hun organisatie generatieve AI heeft verboden (67 procent) of er een richtlijn voor heeft (56 procent), vergeleken met organisaties die geen van beide hebben (33 procent) en werknemers die niet weten of er beleid is (38 procent). De onderzoekers trekken de conclusie zelf: een regelrecht verbod lijkt niet effectief, en het hebben van beleid alleen garandeert geen naleving.

Dit is een samenhang en wij beweren geen oorzaak. Er zit een duidelijk meetartefact in: wie onder een verbod werkt, weet dat hij een regel overtreedt en rapporteert dat dus, terwijl iemand in een organisatie zonder beleid geen regel heeft om te overtreden en niets rapporteert. Een deel van dat verschil is rapportagegedrag en geen werkelijk gedrag. De groep met een verbod is bovendien klein, zes procent van de steekproef, waardoor die subgroep minder precies is dan het hoofdcijfer. Wij zeggen dit zelf, want een security officer vindt het binnen een minuut, en hier gevonden worden is beter.

Het nuttigere cijfer staat in dezelfde figuur. Slechts zes procent van de werknemers ziet überhaupt een verbod. Voor de meeste organisaties speelt handhaving daarvan nauwelijks. Wat wel speelt: waar gaat een medewerker heen als het verslag vandaag af moet, en is dat een plek die u zelf gekozen zou hebben.

In maart 2025 meldde de VNG dat Breda een pilot met generatieve AI had afgerond en dat de aanpak met subsidie van BZK wordt opgeschaald naar Losser, Tilburg en Zeist. Een van de genoemde toepassingen is het maken van verslagen van vergaderingen door notulisten.

Drie weken eerder meldde diezelfde VNG dat Amsterdam had besloten geen pilot met Microsoft Copilot te starten vanwege privacyrisico's, nadat uit een privacytoets bleek dat de dienst vooralsnog niet compliant te gebruiken is. De beoogde toepassingen werden expliciet genoemd, en de eerste daarvan was het notuleren van vergaderingen.

Twee grote Nederlandse gemeenten, dezelfde taak, tegengestelde uitkomsten. Het verschil zit in waar de audio heen gaat en wie gedwongen kan worden die af te staan. De kwaliteit van de transcriptie speelt daarin geen rol.

Die beoordeling staat ook niet stil. In september 2025 zette SURF twee van de vier hoge risico's rond Microsoft 365 Copilot terug naar oranje, met de aanbeveling per gebruikssituatie af te wegen. Wij beweren dus nergens dat een clouddienst verboden is. Onze stelling is smaller: voor dit soort gesprekken wil een organisatie het restrisico doorgaans ook niet, en een app zonder server haalt de hele afweging van tafel.

Twee gecontroleerde studies vergeleken spreken met typen en vonden geen tijdverschil. In een gecontroleerde studie onder tien artsen was de documentatietijd tussen beide methoden vergelijkbaar, terwijl de gedicteerde notities langer waren (320,6 tegen 180,8 woorden), meer unieke woorden gebruikten (170,9 tegen 120,4) en hoger scoorden op kwaliteit (7,7 tegen 6,6). Een gerandomiseerd experiment met zestig deelnemers vond evenmin een significant verschil in taakduur, en ook geen verlies aan kwaliteit.

De best gemeten praktijkstudie is een stuk groter. Bij vijf Amerikaanse academische zorgsystemen en 8.581 clinici ging het gebruik van automatische verslaglegging samen met 16,0 minuten minder documentatietijd per acht ingeplande patiënturen (95 procent betrouwbaarheidsinterval 13,7 tot 18,3). Het dossierwerk buiten werktijd veranderde niet significant, dus de avond verdween er niet mee.

De enige gerandomiseerde studie naar deze tools is nog nuchterder. Van de twee onderzochte systemen bracht het ene de tijd in de notitie met 9,5 procent omlaag en haalde het andere geen significante daling (min 1,7 procent, p = 0,66). Wat bij allebei wel significant verbeterde, was hoe het werk voelde: de Mini-Z-score voor burn-out steeg met 2,76 punten (p < 0,001), werkuitputting daalde en de ervaren taakbelasting daalde.

Onze claim is daarom de bescheiden claim. Een transcript met sprekers en tijdstempels maakt de vastlegging vollediger dan een verslag dat achteraf uit het hoofd wordt gereconstrueerd, en het haalt het uittypen uit de avond. Hoeveel minuten dat voor uw werk is, heeft niemand gemeten. Dat gaan wij niet verzinnen.

Wat zonder enige aanname te vergelijken is, is de prijs.

Cliëntgesprekken bij beleggingsondernemingen

Die vallen onder de opnameplicht van MiFID II. De onderneming moet de opname centraal bewaren, jaren later terugvinden en op verzoek aan de toezichthouder overleggen. Een opname op een toestel dat de onderneming niet kan uitlezen werkt daar juist tegenin. Wij zijn hier het verkeerde gereedschap en raden het af.

Stukken onder de Woo en de Archiefwet

Een transcript dat alleen op één iPhone staat is een probleem zodra er een informatieverzoek komt, en wij bieden geen archiveringspad. Waar het verslag onderdeel wordt van de bestuurlijke vastlegging, hoort het thuis in het systeem dat uw organisatie daarvoor heeft ingericht.

Fieldnoter is een gratis download in de App Store en kan worden uitgerold via Apple Business Manager en MDM. De volledige versie is een eenmalige in-app-aankoop van 14,99 euro, zonder abonnement. Vandaag betekent dat: de gebruiker koopt zelf en declareert. Voor grotere aantallen geldt een prijs op aanvraag.

Er is geen volume-inkoop, geen licentiemodel en geen inkooproute, want die hebben wij niet gebouwd. Apple laat in-app-aankopen niet in volume inkopen, en op een toestel met een Managed Apple Account kan een in-app-aankoop zelfs helemaal onmogelijk zijn. Dat is het waard om op een van uw eigen toestellen te controleren voordat u mensen naar de App Store stuurt.

Een team van tien of meer, een vraag uit een securityreview, of een eis waar wij nog niet aan voldoen: mail hello@fieldnoter.app. Wij antwoorden zelf, en wij zeggen het wanneer het antwoord nee is.